Business Sweden hjälper svenska företag att öka sin globala försäljning och internationella företag att investera och expandera i Sverige. För att kunna fullfölja tillväxtambitionerna håller de nu på att digitalisera alltmer av verksamheten.

Business Sweden bildades 2013 genom en sammanslagning av Exportrådet och Invest Sweden. De har ungefär 500 anställda, varav merparten jobbar utomlands på något av företagets 50 kontor.

”Vi erbjuder både handfast hjälp och strategisk rådgivning för att stötta svenska bolag på den globala marknaden, där mycket av informationen är säkerhetskritisk eller innehåller känsliga uppgifter. Och eftersom vi har kraftiga tillväxtambitioner krävs bra verktyg i både försäljning och leverans”, säger Björn Wide, som är huvudansvarig för it och säkerhet. ”För att klara av det har vi gjort ett hästjobb de senaste åren med att digitalisera våra tjänster och investerat stort i vår it-infrastruktur. Bland annat har vi gjort en stor säkerhetsinventering där kontorscheferna har svarat på över hundra frågor om den fysiska säkerheten och fotograferat delar av verksamheten. Svaren har vi sedan samlat i en stor databas för att jobba vidare med.”

För att hitta rätt lösning utvärderade han ett antal större leverantörer runt om i världen. Samtidigt kom larmrapporter i media om brister i vissa myndigheters balans mellan outsourcing och informationssäkerhet. Björn var säker på att ha hittat rätt lösning, men på grund av den intensiva debatten i svensk press valde han att ta det säkra spåret. Han letade upp en svensk leverantör som kunde bygga ett effektivt system och lägga det på Business Swedens servrar i Sverige.

Skräddarsytt ett sista alternativ

Peter Karlsson, grundare och vd för LearningWell East, berättar att de utöver säkerhetsinventeringssystemet bland annat har skapat bryggor mellan affärssystem och verktyg för medarbetarundersökningar och marknadsundersökningar. Fokus har legat på att automatisera och förenkla processer.

”Sedan hottade vi även upp deras system för dokumenthantering och kunskapsåtervinning mellan alla kontor, eftersom användarna tyckte det var svåranvänt. Vi byggde ett helt nytt användargränssnitt ovanpå en Sharepoint-databas för att göra det enklare att hitta, dela, söka i och klassificera dokument.”

Gustav Wennerblom är digitaliseringsansvarig på Business Sweden. Han säger att LearningWell faktiskt är vad de väljer som sista alternativ.

”Med det menar jag att vi alltid försöker att köpa in färdiga lösningar direkt från hyllan eftersom vi har en begränsad förmåga att underhålla och vidareutveckla egen kod. Och när vi väl anlitar någon för att bygga en custom-lösning gäller det att välja rätt. De behöver både ha bredd och spets. LearningWell ligger långt fram när det gäller teknik och de skapar system som har en modern look and feel. Sedan gillar jag att vi har ’offshoreat utvecklingen’, men ändå inte har den längre bort än i Nyköping.”

Orädda att föreslå andra lösningar

Både Gustav och Björn uppskattar tuggmotståndet de får med LearningWell. ”De kan sätta sig in i våra roller och vara ett bra bollplank. Samtidigt tänker de själva och är inte några robotar. Om de tycker annorlunda i en fråga är de inte rädda för att säga att de skulle föredra en annan lösning.”

Björn gillade det agila arbetssättet där de ”slängde ur sig alla idéer och önskemål och sedan tvingades prioritera vad som var viktigast. Kostnadsmässigt kunde LearningWell bara säga small, medium och large i förväg, vilket i efterhand känns rimligt eftersom allt annat hade varit gissningar. Nu fick vi en rimlig kontroll över kostnaden och utvecklingen med alla delleveranser. Och i slutänden fick vi vad vi tyckte var viktigast.”

Gustav håller med. ”Jag är imponerad av LearningWells strävan att förstå vad vi vill uppnå och inte bara realisera det vi ber om. Det är en subtil skillnad som långt ifrån alla leverantörer klarar av och som gör det kul att jobba med dem.”

”Jag tycker vi fick bra bang for the bucks här, jämfört med vad vi skulle ha fått med andra upplägg. För ett tag sedan gjorde vi en jämförelse mellan deras uppskattningar och fakturor och märkte att vi ligger mer eller mindre på jämlikhetsstrecket. I ett av de mindre projekten sa de att det var 40 procent kvar av budgeten, men att de inte skulle fakturera det eftersom de redan var färdiga.”

Kunder med tuffa krav

Det enda Björn Wide vill att LearningWell vässar är projektledningen och att de snabbar på dialogen med otåliga kunder, som han själv.

”Jag vet att de är vana att jobba med stora projekt under långa tider och då blir det inte så viktigt med uppdateringar varje vecka. Å andra sidan har andra beställare antagligen inte lika dåligt tålamod som jag har. LearningWell brukar skoja en del och kalla mig Mr Bråttom.”

Samtidigt är tryggheten med en pålitlig leverantör något som Björn Wide, utifrån sin roll som säkerhetsansvarig, lyfter som en viktig aspekt vid valet av LearningWell.

”Jag känner till att de jobbar med kunder som har riktigt tuffa säkerhetskrav. Kunder som inte skulle använda dem om de inte klarade att leverera på den här höga nivån. Det borgar för att de är en partner att lita på.”

Vill du veta mer?

Peter Karlsson, VD East

peter.karlsson@learningwell.se / 070-631 28 70