I dag använder Lennander FastighetsFörvaltning ett planeringssystem som minimerar missförstånd och fel. Ett system som till och med deras kunder är imponerade av. Men från början ville ägaren Fredrik Lennander aldrig någonsin bli digital. Han tyckte att whiteboardtavlorna var den perfekta lösningen.

Lennander FastighetsFörvaltning grundades 2005. Sedan dess har företaget nominerats till EY Entrepreneur of the year, blivit årets företagare i Nyköping och utsetts till Gasellföretag. Därför är det lätt att förstå varför ägaren Fredrik Lennander inte var särskilt intresserad av att digitalisera företaget. Till slut var det hans bror Mikael, som jobbar på LearningWell, som fick upp Fredriks ögon för de digitala möjligheterna.

”Från början ville jag absolut inte ha ett digitalt planeringssystem eller en app. Vi hade tre whiteboardtavlor där vi planerade dagens jobb och det gav oss en bra översikt. Sedan lyckades brorsan övertyga mig om att vi skulle göra ett test för att jag skulle få se vad som var möjligt att göra.”

Han berättar att demonstrationen ägde rum i september 2016. ”Den provkörningen var så imponerande att vi körde ett fullskaligt test med alla medarbetare inom en vecka. Nu går det inte en dag utan att någon på företaget tar upp systemet. Ofta med ett leende och en kommentar i stil med ‘kommer ni ihåg när vi gjorde saker annorlunda’ och så skrattar vi allihop.”

Inga fler borttappade beställningar

”Efter ett tag började medarbetarna komma med idéer. Även där sa jag inledningsvis nej och suckade över att vi skulle bli ännu mer digitala. Nu vågar jag inte längre neka dem att vara med. Visst kan jag fortfarande känna ‘fasen, ska vi ha det här också’ men det är innan jag förstår vad de menar. Vi har i stort sett skaffat alla funktioner som personalen har föreslagit och det sparar enormt mycket tid, inte minst för mig.”

När det är dags för Fredrik att göra dagens arbetsplanering har medarbetarna redan gjort färdigt 40 procent av den.

”Tidigare var det ett väldigt pusslande framför whiteboarden. Plötsligt kunde vi upptäcka att sju personer var inplanerade att åka i en bil med plats för fem. Dessutom hade vi problem med borttappade arbetsordrar och faktureringsunderlag.”

Fredrik erkänner att de visste om problemet med det borttappade underlaget. Det hade de levt med länge. Men det var först när systemet kom på plats han insåg hur mycket pengar som hade försvunnit.

Digitala planeringssystem, Lennander FastighetsFörvaltning

Ett digitalt system för allt

I dag använder de appen för beställningar, uppföljningar, tidsrapportering, planering av dagen och vilka bilar som ska användas. Medarbetarna chattar med varandra och utbyter information. De har också jourlistor, städdokument, telefonnummer, fastighetsinformation och brandskydd i verktyget.

”Förutom tidsvinsten har vi en helt annan kontroll och styrning på saker i dag”, säger Fredrik Lennander. ”Självklart gör vi fortfarande fel eftersom vi är människor, men missförstånden och de onödiga felen är nere på ett minimum. Dessutom förbättrar appen arbetsmiljön för alla eftersom vi slipper dubbelarbete och kan fokusera på vårt riktiga jobb och det som är roligt.”

Trots det har han inte plockat ner whiteboardtavlorna. ”Även om vi har blivit digitaliserade så vet man aldrig. Kanske kommer det en digital krasch framöver som gör att tavlorna behövs. Så tills vidare fortsätter de att hänga där, tomma.”

Vill du veta mer?

Peter Karlsson, VD East

peter.karlsson@learningwell.se / 070-631 28 70